Calendario editoriale, molto più di un template

Come succede ogni anno intorno a questo periodo, aumentano le ricerche online di alcuni argomenti.
Ci sono quelle a carattere prettamente eno-gastronomico, quelle sul riciclo dei regali indesiderati e quelle legate alla pianificazione delle attività lavorative.

Una delle ricerche più gettonate, tra chi gestisce un business online, riguarda il calendario editoriale.

Non è un caso che proprio verso la fine dell’anno si senta l’esigenza di programmare meglio le attività future. Tradizionalmente Gennaio segna un nuovo inizio su tanti fronti diversi. È per antonomasia il mese dei buoni propositi.

E quale proposito migliore di passare da una gestione della comunicazione aziendale un po’ troppo amatoriale ad una più organizzata?

Che cos’è il calendario editoriale

In termini pratici il calendario editoriale è uno schema nel quale sono indicati tutti i dettagli relativi ad ogni contenuto che viene pubblicato online.

• Data e ora di pubblicazione;
• tipo di media (immagine, video, testo, link);
• copy del post;
• canale di pubblicazione.

Oltre a queste, che sono informazioni basilari, c’è tutta una serie di altri dati che possiamo inserire e che possono aiutarci ad avere un calendario editoriale ricco e completo. Ad esempio è buona norma includere indicazioni su:

• Eventuali sponsorizzazioni;
• stadio del contenuto (idea, revisionato, approvato, etc.);
• target a cui è rivolto;
• obiettivo di comunicazione (branding, conversione, etc.).

Più informazioni inseriamo nel nostro calendario più avremo una visione migliore della content strategy e del nostro piano di comunicazione.

Esistono tantissimi tool per programmare il calendario editoriale, dal foglio di carta appeso al muro a servizi a pagamento specializzati più o meno costosi.
A seconda delle esigenze e del budget disponibile, si può scegliere di usare un foglio excel condiviso su Google Drive o abbonarsi ad un servizio con features avanzate di automazione e monitoraggio.

Al di la di quale strumento scegliamo, nessuno di questi farà tutto il lavoro al posto nostro. Saremo noi a dover decidere la strategia, ideare i contenuti ed inserire tutte le informazioni necessarie.

Il valore aggiunto del calendario editoriale

Probabilmente fino a qui non avete letto nulla di nuovo e di illuminante. Starete pensando che scrivere un calendario editoriale non è molto diverso dal segnarsi gli impegni sull’agenda.

Ma il vero potenziale di questo strumento si rivela quando si cambia l’approccio mentale. Da semplice schema da compilare a metodo per lavorare in modo più organizzato, più fluido e migliore. 

Strategia

Un calendario editoriale con un orizzonte temporale di qualche mese o di un anno porta naturalmente a pensare in modo strategico.

Ad esempio, se tra quattro mesi è previsto un evento importante per l’azienda, posso studiare una serie di contenuti volti ad aumentare l’hype fino a quella data. Prevederò quindi dei post ad hoc distribuiti nei mesi antecedenti l’evento.

Nella vita di qualunque business, durante l’arco di un anno, ci sono decine di occasioni da usare come milestone nel calendario editoriale. Il lancio di un nuovo prodotto, un anniversario dell’attività, le festività nazionali o religiose e tanto altro.

Nel momento in cui ci si approccia in questo modo alla programmazione si inizia ovviamente a pensare anche ai canali migliori, ai formati ideali, etc. In pratica si comincia a buttare giù una strategia.

Workflow e organizzazione

Se impostato nel modo giusto il calendario editoriale non è solo un documento statico da consultare ogni tanto.
Può diventare uno strumento dinamico per organizzare e monitorare l’avanzamento del lavoro, soprattutto se si lavora in team, magari da remoto.

Anche un semplice foglio excel condiviso è sufficiente a fare in modo che tutti siano informati sullo stato di lavorazione di un contenuto o sulle attività da svolgere.

L’importante è che tutte le risorse coinvolte capiscano che il calendario editoriale può avere anche questa funzione.
Di conseguenza tutti devono fare la loro parte, tenendolo sempre aggiornato, compilando le sezioni di loro pertinenza o assegnando i task al membro del team preposto.

Sapere in anticipo quali post verranno pubblicati tra 10,15 o 30 giorni, rende più facile organizzare le priorità e le scadenze e fa sì che tutti siano più responsabili ed autonomi.

Come sfruttare al meglio il calendario editoriale

Al di là del cambiamento di approccio metodologico all’utilizzo del calendario editoriale come strumento strategico, ci sono delle piccole accortezze che vi permetteranno di lavorare ancora meglio sulla vostra comunicazione.
Sono cose a cui forse non avete mai pensato, ma vi assicuriamo che sono di grande aiuto nel quotidiano.

Un “magazzino” di idee

Uno dei vantaggi principali di un calendario editoriale che funziona è quello di evitare che ci siano “buchi” nella comunicazione.
In pratica non ci sarà mai un giorno in cui sbattete la testa contro lo schermo in cerca di ispirazione.

Sfruttate i momenti in cui la vostra mente è fervida e vi sentite molto creativi per costruire un piccolo tesoretto di contenuti. Vi torneranno utilissimi per quei periodi in cui sarete a corto di idee. Sappiamo che capitano a tutti!

Inserite nel calendario editoriale una piccola sezione dove appuntarvi tutte le idee che non sono adatte ad essere pubblicate a breve, ma sono contenuti abbastanza evergreen da trovare posto più avanti.

Non solo calendario mensile

Affiancare alla programmazione mensile un calendario annuale è un’ottima idea per qualsiasi tipo di attività.
Poiché ci aiuta a mettere dei punti fermi nella storytelling di lungo periodo. 

Chi gestisce negozi di cosmetica o profumeria sicuramente sa che c’è un aumento della domanda in periodi come San Valentino, Natale o la Festa della Donna e può usare queste date per costruire il proprio piano di comunicazione.

Anche chi non vende prodotti fisici, ma servizi, ha tantissimi “ancoraggi” cui legare la propria programmazione.

Pensiamo ad esempio ad un commercialista che ha un blog o un profilo social per promuovere la sua attività.
Tra presentazioni dei bilanci, dichiarazioni dei redditi e aggiornamenti periodici dei regolamenti, può individuare facilmente alcune date cardine nella sua strategia di comunicazione.

Sincronizzazione

Un buon calendario editoriale è sicuramente uno strumento funzionale e completo, ma non può essere gestito in modo separato da tutte le altre attività dell’azienda.
Al contrario, usatelo che per assicurarvi che la comunicazione vada di pari passo con gli altri dipartimenti.

Se state pensando ad una serie di post in vista del lancio di un nuovo prodotto, sincronizzatevi con chi si occupa dello sviluppo, del packaging e di tutti gli altri fattori collegati.

Un ultimo, essenziale, consiglio è quello di non far diventare il calendario editoriale un documento immutabile.
Potrebbe sembrare un controsenso visto che abbiamo parlato finora di organizzare, programmare etc., ma la flessibilità è una componente importante del piano editoriale.

Ci sono decine di motivi per cui potreste decidere inserire post estemporanei (per chi è bravo con il real time marketing), rimuovere un contenuto dalla programmazione oppure sostituirlo.

Nella comunicazione si possono presentare opportunità ed occasioni ogni giorno ed è importante saperle cogliere. Di sicuro essere ben organizzati toglie una parte di “ansia da pubblicazione” e ci sprona a sperimentare cose diverse.

E in quest’ottica il calendario editoriale diventa lo schema che libera dagli schemi.